Todo lo que necesita saber sobre la Ley 11/2007 y Adobe PDF

La tecnología PDF de Adobe es garantía de éxito

Casos de éxito

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

Clientes
Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
http://www.jccm.es

Sector
Administración Pública

Retos

  • Asegurar la confidencialidad y la integridad de los temas a tratar en los Consejos de Gobierno
  • Centralizar la documentación en un sistema que permitiera su consulta web online u offline con la máxima seguridad.
  • Eliminación del soporte papel

Solución

  • Gestión de derechos de acceso a la documentación de los Consejos de Gobierno de la JCCM mediante Adobe LiveCycle Rights Management ES.

Resultados

  • Todos los usuarios de los archivos Adobe PDF deben autenticarse y se ofrece una trazabilidad completa del uso de los documentos
  • La solución permite a los usuarios la lectura, impresión o descarga de los documentos según sus permisos asignados.
  • Es posible consultar los documentos online u offline; en este último caso, el sistema proporciona un periodo de caducidad a éstos e imposibilita su apertura en ordenadores distintos al de la descarga.

En colaboración con
Seidor

 

Juan Carlos Sanz Diaz

“Hemos mejorado la experiencia de los usuarios de este proceso, reducido los errores, asegurado una mayor confidencialidad a los documentos y ahorrado tiempo”
Juan Carlos Sanz Díaz, Coordinador de Informática y Comunicaciones de la Presidencia de la JCCM.
Responsable del uso de Adobe Rights Management ES en esta Administración

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

Adobe LiveCycle Rights Management ES asegura la confidencialidad e integridad de la documentación que se discute en los Consejos de Gobierno
Documentos para compartir con máxima seguridad

Castilla-La Mancha es una de las 17 Comunidades Autónomas que existen en España, cuenta con cerca de dos millones de habitantes y ocupa una extensión de 80.000 km². El Departamento de Consejo de Gobierno dependiente de la Vicepresidencia 1ª de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM) es el organismo encargado de coordinar y elaborar la documentación final que se presenta a discusión en los Consejos de Gobierno a los que asisten semanalmente el Presidente y los distintos Consejeros.

“Combinando el uso de Adobe Acrobat Professional, Adobe Acrobat Reader y Adobe LiveCycle Rights Management ES, hemos optimizado el proceso de realización, compilación, presentación y consulta de la documentación que se trata en los Consejos de Gobierno, al presentarla ahora toda en archivos Adobe PDF, controlando en todo momento el acceso a ella y asegurando su total confidencialidad e integridad pues sólo pueden consultarla, imprimirla o descargarla personas autorizadas, y en un determinado periodo de tiempo”, apunta Juan Carlos Sanz Díaz, Coordinador de Informática y Comunicaciones de la Presidencia de la JCCM.

Optimizar un proceso costoso, complejo y no demasiado ágil

La generación, envío, recepción, compilación y consulta de la voluminosa documentación a discutir en los Consejos de Gobierno era un proceso complejo y no demasiado ágil. Las Consejerías remitían su documentación impresa en papel por mensajero a Presidencia, algo que conllevaba gastos en tiempo, material y personal. A esto había que unir la falta de seguridad e integridad que acompaña al papel impreso. El Departamento de Informática de Presidencia decidió automatizar este proceso, apostando por el concepto ‘oficina sin papel’ mediante el uso de Adobe Acrobat Professional y Adobe Acrobat Reader para la elaboración y consulta de la documentación, y la implementación de Adobe LiveCycle Rights Management ES para la gestión de derechos y aplicar la máxima seguridad al acceso a dicha documentación.

Una instalación crítica para usuarios con distintos perfiles

Ahora, cada Consejería convierte cada uno de los documentos que quiere presentar al Consejo en un archivo Adobe PDF, escaneándolo si es papel en origen y dándole formato Adobe PDF, o utilizando Adobe Acrobat Professional para transformar cualquier formato informático en archivos Adobe PDF, dotándolos de índices de contenido, enlaces, hiperenlaces... facilitando así su lectura. Los documentos generados se envían al Dpto. del Consejo de Gobierno, que compila toda la documentación recibida en un único archivo Adobe PDF, momento en el cual se pone a disposición de los miembros del Consejo el acceso al documento final, avisando a los interesados, vía email y/o sms, de dicha disponibilidad.

“Teníamos claro que íbamos a trabajar con Adobe porque su formato PDF es muy familiar para todos los usuarios de informática, es facilísimo, impide la manipulación de su contenido y gracias al visor Reader gratuito, no te obliga a adquirir software adicional. Pero estábamos construyendo una instalación muy crítica; nos preocupaba mucho la seguridad, y necesitábamos ir más allá de las funciones Adobe Acrobat Professional. Por eso contactamos con Adobe, quien nos indicó la existencia de Adobe LiveCycle Rights Management ES y nos puso en contacto con su canal especializado”, comenta Juan Carlos Sanz Díaz.

Adobe LiveCycle Rights Management ES es una solución de gestión de derechos sobre un servidor, en este caso un JBOSS, donde se disponen estos críticos archivos Adobe PDF, a los que automáticamente se aplican las configuraciones de seguridad que los administradores hayan decidido en cuanto a permisos y funciones, según perfiles de uso. Los usuarios de este sistema son el Presidente de la JCCM, Consejeros y Secretarios Generales, que lo consultan en modo lectura, y personal autorizado de cada Consejería, que se encarga de la elaboración de los archivos Adobe PDF.

Acceso online y offline con total trazabilidad

El acceso se realiza mediante una aplicación desarrollada en .NET por el Dpto. de Informática de Presidencia y alimentada por SQL Server. Cada vez que alguien quiere acceder al archivo Adobe PDF a través de Acrobat Reader, éste se conecta con el servidor de Adobe LiveCycle Rights Management ES, mostrándose una pantalla de autentificación contra el servidor LDAP de la JCCM. El usuario tendrá asignados unos permisos sobre el documento; en el caso de que falle la autenticación contra el servidor LDAP o no tenga permisos para realizar la función deseada, la petición será rechazada.

Los archivos Adobe PDF controlados no pueden manipularse; se pueden leer, descargar o imprimir (la función de copia está deshabilitada por política de seguridad) y se accede a ellos vía online mediante un navegador web a través de la Red de la JCCM o bien offline. Para ambos es necesario tener la autorización oportuna, facilitando el sistema una trazabilidad total sobre esos usos, que en el caso de la impresión se refleja en una marca de agua. Las descargas están totalmente controladas, identificando al usuario que las realiza, imposibilitando abrir el documento en un equipo en el que no haya sido descargado y dotando a todo documento de un periodo de caducidad de uso.

La implantación de la solución (apenas una semana) encajó muy bien con los planes de la Junta que tenía el sistema probado y en funcionamiento en menos de seis meses desde que se plantearon este sistema. La formación fue paralela a ésta y enfocada básicamente en Adobe Acrobat Professional.

Nuevas capacidades adquiridas y mejoras futuras

Los distintos participantes en este proceso han mostrado su satisfacción, desde los que elaboran los archivos Adobe PDF hasta sus destinatarios finales, que ahora acuden a los Consejos de Gobierno solamente con un Tablet PC, desde el que acceden al archivo Adobe PDF con todo el orden del día. “Hemos mejorado la experiencia de los usuarios, reducido los errores, asegurado una mayor confidencialidad a los documentos y ahorrado tiempo”, indica Sanz Díaz, quien apunta otro de los beneficios obtenidos: los documentos de los distintos Consejos de Gobierno quedan como históricos sujetos a las configuraciones que se apliquen con el Adobe LiveCycle Rights Management ES.

Esta novedad se completaría en el futuro con el uso de la firma digital como validación para entrar en la aplicación, así como el control de permisos sobre los documentos Adobe PDF, capacidad que ofrece la nueva versión de esta solución que trabaja también sobre otros formatos populares como word y excel.

subir
Interfaz de entrada

Interfaz de entrada de la aplicación desarrollada por Presidencia de la JCCM

Red de la JCCM

Pantalla que se visualiza al abrir el archivo Adobe PDF desde la Red de la JCCM.

<