Todo lo que necesita saber sobre la Ley 11/2007 y Adobe PDF

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Casos de éxito

Generalitat de Catalunya

Clientes
Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya
http://www.gencat.net/
justicia

Sector
Administración Pública

Retos

  • Crear un formulario electrónico inteligente, fácil de manejar e idéntico al formato papel para las 2.000 fundaciones y más de 20.000 asociaciones que hay en Catalunya.
  • Eliminar trabajo rutinario en la gestión de la documentación recibida.
  • Integrar automáticamente la documentación en los sistemas informáticos

Soluciones

  • Adobe LiveCycle Reader Extensions: Permite compartir de forma interactiva documentos inteligentes PDF
  • Adobe LiveCycle Barcoded Forms: Automatiza la captura de información desde formularios PDF interactivos mediante la tecnología de códigos de barras en 2D

Resultados

  • Aumento significativo de instituciones que presentan su documentación de forma electrónica.
  • Reducción del trabajo manual de gestión de la documentación.
  • Reducción drástica del número de errores en la introducción de datos

En colaboración con
Seidor

 

Manel Nieto

"El formato PDF nos permite enviar el documento por Internet y si el ciudadano lo quiere presentar en papel, el aspecto es el mismo, con lo que siempre tenemos idéntico el mundo papel y el electrónico”
Manel Nieto,
consultor del área TIC del
Departamento de Justicia

La Generalitat de Catalunya agiliza procesos con Adobe

El Departamento de Justicia del gobierno catalán utiliza las soluciones de Adobe para crear formularios electrónicos que facilitan la gestión de documentos oficiales.

Con aproximadamente 12.000 empleados distribuidos por toda la geografía catalana y unos 300 edificios, el Departamento de Justicia pasa por ser uno de los más grandes de la Generalitat de Catalunya. Su actividad, que engloba multitud de trámites de atención al ciudadano y a diversas instituciones, genera la recepción de un gran número de documentos que resultan muy costosos de gestionar, lo que llevó a los responsables del Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación (ATIC) a buscar soluciones.

Formada por cinco consultores y un coordinador del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información, el área TIC apuesta decididamente por la innovación como fuente para mejorar procesos y generar eficiencia. “Debido a la clara vocación de la dirección de la Conselleria del Departamento de Justicia de apostar por las TIC y a que existe una presencia muy importante del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información, el área TIC del Departamento de Justicia tiene un gran impulso en innovación y siempre que hay un producto en el mercado que puede resultar útil se prueba y, si cumple las expectativas, lo incorporamos”, asegura Manel Nieto, consultor del área TIC del Departamento de Justicia.

Tres formularios

Ante el reto de facilitar la gestión de los grandes volúmenes de papel que recibe la institución y de agilizar diversas tareas relacionadas, se decidió apostar por la creación, para servicios específicos, de formularios electrónicos en el formato PDF de Adobe. Así, se desarrollaron hasta tres formularios para la Dirección General de Derecho y Entidades Jurídicas (DGDEJ), organismo dedicado a inscribir asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro. La DGDEJ participó muy activamente en los requerimientos funcionales de los formularios.

El primero, denominado de Tasas, sirve para cumplir con la ley que obliga a estas instituciones a pagar unas tasas en el momento de solicitar ciertos asuntos o trámites (por ejemplo, para su constitución). “Para facilitar estos pagos, diseñamos un formulario inteligente de Adobe que iba asociado a una tasa en función del tipo de entidad o de asunto solicitado. Con este formulario, el objetivo era que el ciudadano pudiera generar una carta de pago que en paralelo y de forma automática va a la entidad financiera para proceder así a la tramitación”, asegura Nieto.

Otro formulario es el de Cuentas Anuales de Fundaciones, nacido de la obligación que tienen cada año las fundaciones de presentar sus cuentas de resultados, balances y memoria, entre otros documentos financieros. “Recibimos unas 2.000 al año, esto significa una gran cantidad de documentos en papel que cuando llegan al Departamento de Justicia hay que transcribir, lo que implica un gran trabajo rutinario, monótono y sin ningún tipo de valor añadido. Analizando esta situación, decidimos crear un formulario electrónico que, una vez rellenado por la fundación, se pueda enviar de forma telemática. En el documento aparece la información introducida por el usuario y relativa a las cuentas codificada en formato PDF417 y sólo tenemos que escanearla para incorporarla a nuestros sistemas”.

Un tercer formulario es el de Órganos de Gobierno que está en pleno desarrollo para hacer la misma función pero referida a los órganos que dirigen las más de 20.000 asociaciones que hay en Cataluña. Éstas, según marcan sus estatutos, deben ir renovando a sus dirigentes, lo que implica notificación al Departamento de Justicia siguiendo un método similar al anterior: “la asociación nos envía el documento impreso donde aparecen codificados los nombres de los órganos de gobierno, y nosotros lo escaneamos”.

Apuesta por el estándar

Para llevar a cabo este proceso, se utilizan las soluciones Adobe Acrobat Professional, una herramienta para crear, controlar y enviar documentos PDF de manera segura; Adobe LiveCycle Reader Extensions, para compartir de forma interactiva documentos inteligentes PDF y salvar las diferentes modificaciones; y Adobe LiveCycle Barcoded Forms, capaz de automatizar la captura de información desde formularios PDF interactivos mediante la tecnología de códigos de barras en 2D. Esta herramienta, una vez escaneado correctamente el código de barras, extrae los datos con una precisión del 100% para dirigirlos a las principales aplicaciones empresariales.

Tal y como argumenta Nieto, desde el Departamento de Justicia optaron por el formato PDF al considerar que es “el estándar de facto en el intercambio de documentos. Además, el Adobe Reader está muy extendido y lo tiene casi todo el mundo”. Otro factor fundamental fue comprobar lo cerca que estaban el formato PDF y el mundo físico. “Nos acabamos de decidir por soluciones PDF por la necesidad de unificar nuestros desarrollos tanto para el mundo electrónico como para el físico. El formato nos permite enviar el documento por Internet y si el ciudadano lo quiere presentar en papel, el aspecto es el mismo, con lo que nos ahorramos el desarrollo y siempre tenemos idéntico el mundo papel y el electrónico”.

El Departamento de Justicia inició el proyecto a finales de 2004, y el proceso de desarrollo del primer formulario conllevó unos cuatro meses. “Empezamos con el de tasas, que era el más urgente, y después vino el de cuentas, que nos propusimos tenerlo terminado y presentado a las fundaciones para junio-julio de 2005 (uno de los periodos del año en los que hay más actividad al respecto), y lo logramos”. A la hora de adquirir el producto, la institución se dirigió a Adobe directamente, quien encomendó el desarrollo del proyecto a Seidor, compañía encargada de crear los formularios.

Resultados

El organismo de la Generalitat confía en la rápida aceptación del sistema tras la excelente respuesta obtenida por parte de las fundaciones. “Les presentamos la solución al colectivo fundacional y estuvieron satisfechos porque por fin podían cumplimentar un PDF, grabar los cambios e importar los datos de sus sistemas de información contable”.

Desde el área TIC son conscientes de que el proceso de tener a las 2.000 fundaciones trabajando de manera electrónica no será cuestión de días, aunque de momento ya han logrado un gran avance “evitando tener que introducir manualmente las cuentas, con los errores que ello provoca y la enorme pérdida de tiempo que supone”. De momento, a nivel formulario de cuentas, el nuevo sistema ha aumentado su uso en más del 200%. “De las aproximadamente 2.000 fundaciones que tienen que presentar la documentación, ahora lo hacen utilizando el formulario más de 300, mientras que antes de incorporar el Reader Extensions y de tener el formato PDF inteligente, sólo un centenar lo hacía de forma electrónica. Hemos tenido un crecimiento muy significativo”, asegura Nieto, quien considera que todavía falta “introducir la firma electrónica para concluir el proceso”.

Esta es, justamente, una de las peticiones que las fundaciones hicieron al Departamento
de Justicia, que está trabajando para resolverla durante este año 2006. ”Actualmente no se puede añadir la firma electrónica, es obligatorio presentar los certificados firmados por la persona correspondiente conforme diga que las cuentas son válidas. En 2006 incorporaremos la firma electrónica a este PDF, con lo cual todo el proceso podrá ser totalmente electrónico y automático”. Por otro lado, el Departamento de Justicia también está trabajando junto a Seidor en añadir el código de barras del PDF417 formulario de tasas, de manera que se pueda introducir la solicitud del ciudadano al workflow de la institución de forma automática.

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Formulario de Cuentas Anuales de Fundaciones