Todo lo que necesita saber sobre la Ley 11/2007 y Adobe PDF
Casos de éxito
Clientes
Consejería de Educación, Cultura y Deportes
http://www.gobiernode
canarias.org
/educacion/
Sector
Administración Pública
Retos
- Crear varios formularios electrónicos inteligentes y fáciles de manejar para facilitar la gestión de los 990 centros educativos públicos de la Comunidad Canaria.
- Eliminar desplazamientos físicos por el archipiélago y reducir el tiempo de tramitación de documentos
- Integrar automáticamente la documentación en los sistemas informáticos de la Consejería
Solución
- Adobe LiveCycle Reader Extensions: Permite compartir de forma interactiva documentos inteligentes PDF
- Adobe LiveCycle Forms: Posibilita componer un PDF con información precargada directamente desde una base de datos
- Adobe LiveCycle Barcoded: Automatiza la captura de información desde formularios PDF interactivos mediante la tecnología de códigos de barras en 2D
Resultados
- Reducción de un 80% del tiempo de certificación de las solicitudes de mejora de los centros educativos
- Eliminación de desplazamientos por el archipiélago
- Aumento de solicitudes electrónicas de proyectos de mejora de centros educativos
- Reducción del personal dedicado a la introducción manual de solicitudes en el sistema
- Eliminación de errores producidos por la introducción manual de datos
- Reducción significativa del volumen de papel circulante en la Consejería
En colaboración con
"Debido a la manejabilidad de uso del
PDF año tras año se aumenta el número de solicitudes
presentadas por parte de los centros, sin necesidad de colapsar los servidores
web”"
Pablo Juan Salvador García, responsable
del Servicio de Informática de la Consejería de Educación,
Cultura y Deportes del Gobierno autónomo de Canarias.
El Gobierno Canario agiliza sus trámites con Adobe
El Departamento de Educación, Cultura y Deportes del gobierno canario utiliza tecnología de Adobe para simplificar la gestión de los documentos oficiales
La Consejería con más personal del Gobierno Canario
La Consejería
de Educación, Cultura y Deportes del Gobierno
Canario es, junto a la de Sanidad, la más numerosa en cuanto a personal
y centros de las que conforman el Gobierno autónomo de Canarias. Sus
más de
30.000 trabajadores gestionan la actividad administrativa y académica
de los 990 centros educativos públicos de la Comunidad Canaria, actividad
que conlleva la entrada y salida diaria de multitud
de documentos.
Con el propósito de simplificar los procedimientos administrativos y mejorar el servicio a los ciudadanos, la Secretaría General Técnica de la Consejería, cuyo titular es D. Francisco Hernández Padilla, puso en marcha en 2005 el Plan de calidad, eficacia, eficiencia y administración electrónica en la gestión de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, como medida de capacidad para la atención al ciudadano, proyecto que contemplaba la modernización de la gestión documental de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.
Formularios de entrada y de salida
Ante la dificultad de gestionar el flujo
continuo de documentos en papel a través de
un archipiélago formado por 7 islas, Francisco Hernández Padilla
decidió emprender
un gran proyecto de gestión documental apoyado en la creación
de diversos formularios en el formato PDF de Adobe, certificados mediante
la creación
de una firma electrónica. Para llevar a cabo el proyecto fue imprescindible
la colaboración de todo el equipo de la Consejería y en particular,
la de sus Servicios Jurídicos, que jugaron un papel decisivo. Así,
se diseñaron varios tipos de
formularios PDF, divididos en dos categorías principales: documentos
de entrada y de salida.
Los formularios de entrada en formato PDF, como por
ejemplo, los de proyectos de mejora de los centros educativos de la Comunidad
de Canarias, incorporan información precargada por parte de la Consejería,
de forma que el usuario o centro educativo sólo debe rellenar aquellos
datos que se solicitan. Una vez rellenado el documento, se valida y se imprime
una única página que contiene
el código de barras con la información del PDF. De esta forma, “la
administración
sólo necesita leer el código de barras para cargar automáticamente
la información
del documento en su base de datos, agilizando al máximo la toma de
decisiones por parte de la Consejería”, afirma Pablo Juan Salvador
García,
responsable del servicio de
Informática de la Consejería.
En el caso de los documentos de salida, aquellos que envía la propia Consejería, el desarrollo de la firma electrónica ha sido una pieza esencial para simplificar el proceso, ya que las aplicaciones son capaces de imprimir el PDF directamente al portafirmas de la persona que debe firmarlos. Una vez firmado, el documento PDF queda registrado en el gestor documental y puede enviarse al destinatario vía Internet con la máxima seguridad. Actualmente y desde la implantación del proyecto de gestión documental con las aplicaciones de Adobe, este es el único modo aceptado por la Consejería de Educación para gestionar los registros de órdenes y convenios de obligado cumplimiento, y se está extendiendo a las numerosas Resoluciones. La Consejería deseaba simplificar todavía más el procedimiento, “para lo que diseñamos un portafirmas corporativo que permite la firma masiva de documentos PDF, los clasifica por carpetas y los enlaza directamente con la gestión documental de toda la Consejería”.
Un estándar en la administración pública
Para poner en marcha el Plan de calidad, eficacia, eficiencia y administración electrónica en la gestión de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, como medida de capacidad para la atención al ciudadano la Consejería trabaja desde agosto de 2005 con Nartex Software, empresa de consultoría y desarrollo especializada en soluciones de firma electrónica y de gestión documental, y partner de Adobe. Desde un comienzo, se hizo evidente la necesidad de utilizar un formato estándar, útil tanto para todos los centros de la administración pública como para los usuarios finales, por lo que la Secretaría General Técnica se decidió por el formato PDF y por la implantación de varias aplicaciones de Adobe Live Cycle, un conjunto de herramientas que permiten crear y gestionar documentos PDF con plena garantía de seguridad de los datos.
Concretamente, la Consejería de Educación, Cultura y Deportes del Gobierno Canario implementó, con Nartex, Adobe LiveCycle Reader Extensions, una herramienta que faculta al PDF inteligente para que, una vez distribuido por la red, el usuario pueda modificarlo (firmarlo, guardarlo, añadir comentarios, etc.) y extender así su uso. Con Adobe LiveCycle Forms, la Consejería de Educación puede componer un PDF con información precargada directamente desde su base de datos, evitando así que el receptor tenga que repetir información que ya está en poder de la Administración. Finalmente, el usuario imprime sólo la página del formulario que contiene un código de barras en 2D y, a través de Adobe LiveCycle Barcoded Forms, que automatiza la captura de información, la Consejería puede escanear este código de barras para extraer los datos del formulario e incorporarlos directamente a su base de datos. “Adobe LiveCycle Barcoded Forms es la herramienta que permite que el proceso electrónico y el impreso convivan”.
Resultados
Un año y medio después de la puesta en marcha del
proyecto de gestión documental
a través de herramientas Adobe, tanto la Consejería de Educación,
Cultura y Deportes como los casi 1.000 centros educativos dispersos por el
archipiélago
han experimentado grandes avances en la simplificación y agilización
de las gestiones.
“Dadas nuestras condiciones geográficas, la gestión conjunta se demoraba mucho debido al trasvase de documentos. Con el nuevo sistema, se ha ahorrado muchísimo tiempo”. En el caso de las Solicitudes de Proyectos de Mejora por parte de los centros educativos y en las Solicitudes de Certificados de los centros participantes, la agilización en la movilidad de documentos y la simplificación del procedimiento han hecho que aumente el número de solicitudes de este tipo que recibe la Consejería.
Por otro lado, la implantación de este sistema ha eliminado errores producidos por la introducción manual de datos, ha disminuido enormemente el volumen de papel circulante y ha supuesto una reducción del personal dedicado a la validación de los datos presentados por parte de la Consejería. “En el caso de los certificados de los proyectos de mejora, que anteriormente requerían continuamente de la introducción manual de solicitudes en el sistema, la simplificación del procedimiento a través de las herramientas de Adobe ha logrado reducir en un 80% el tiempo de certificación de los participantes”, destaca Francisco Hernández.
Para obtener más
información
www.adobe.com/es/
products/acrobat
www.adobe.com/
products/livecycle
Francisco Hernández Padilla, Secretario General Técnico de Consejería de Educación, Cultura y Deportes.
Ejemplo de formulario de solicitud de proyectos de mejora de los centros educativos
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