Todo lo que necesita saber sobre la Ley 11/2007 y Adobe PDF

La tecnología PDF de Adobe es garantía de éxito

Casos de éxito

ancert

Clientes
ANCERT - AGENCIA NOTARIAL DE CERTIFICACIÓN
http://www.ancert.com/

  • Ancert se creó en el año 2002 para dar servicios en tecnologías de la información al colectivo notarial.
  • Cuenta con 60 empleados y dos centros de trabajo: uno en Madrid y otro en Barcelona.
  • Ofrece sus servicios a los 3.000 notarios que hay en España.

Industria

  • Prestador de servicios de certificación electrónica
  • Servicios IT

Retos

  • Sustituir formularios HTML que daban problemas de usabilidad.
  • Elaborar dos proyectos pilotos en colaboración con la Diputación de Barcelona y con la Agencia Tributaria.
  • Crear un formulario dinámico en PDF ágil y seguro que importe los campos desde una aplicación de gestión.

Solución

  • Adobe LiveCycle Reader Extensions

Resultados

  • Formularios rápidos y seguros que apenas requieren de la intervención del usuario.
  • Descarga fluida y estandarizada de los formularios con Adobe Reader.
  • Máxima fiabilidad de los datos al cargarse de forma automática.

 

formulario

"Elegimos Adobe cuando vimos que su tecnología permite introducir cálculos y hacer formularios dinámicos en documentos PDF que son compatibles con el Adobe Reader”
Marek Szymanski, Director General de Ancert

Ancert - Agencia Notarial de Certificación

La Agencia Notarial de Certificación agiliza las gestiones mediante formularios electrónicos PDF creados con Adobe LiveCycle Reader Extensions

Ancert nació después de que el Consejo General del Notariado, entidad que representa a todos los notarios de España, observara que era necesaria una modernización tecnológica del colectivo. Desde su creación, en 2002, el objetivo de la compañía ha sido proporcionar al notariado todos los servicios relacionados con tecnologías de la información, ya sean de consultoría, formación, desarrollo de aplicaciones o implantación. La entidad, que obtiene sus ingresos por las aportaciones de los notarios, cuenta, además, con una línea de negocio que consiste en actuar como prestador de servicios de certificación a terceros. Los certificados electrónicos expedidos por Ancert sirven para que particulares y empresas se comuniquen con instituciones públicas o privadas de forma segura.

“Cuando haces por ejemplo una compra-venta ante notario, luego hay que pagar una serie de impuestos”, explica Marek Szymanski, Director General de Ancert. “Para evitar tener que hacer colas, desplazamientos y otras pérdidas de tiempo, el notario puede ofrecer al cliente liquidar los impuestos en el acto, de manera que este sale de la notaría con los impuestos pagados, con el ahorro de tiempo que eso supone”. Es en este intercambio de datos entre las notarías y las diferentes instituciones donde la compañía se enfrenta a los proyectos más críticos. “Es básico conseguir que estos sistemas telemáticos, que permiten el intercambio de datos desde la notaría a los terceros, sean seguros, rápidos, fáciles de utilizar y representen fielmente los datos de la escritura que ha firmado el notario”.

Una aplicación más ágil y universal

La aplicación desarrollada inicialmente para esta tarea funcionaba con formularios HTML que se visualizaban en el navegador para rellenar los datos pertinentes. Pero a pesar de que cumplía con los requerimientos funcionales, el sistema presentaba deficiencias a nivel práctico. Las quejas de los notarios solían venir por el tiempo que requería rellenarlo, por su lentitud al manejar el navegador o por los problemas que da el navegador según versiones, parches de seguridad o configuración. “Entonces decidimos desarrollar formularios dinámicos en PDF con la misma funcionalidad”, asegura Szymanski, “pero trabajando en local, sin necesidad de conexión ni de navegador para rellenarlo; simplemente se rellena localmente y cuando ya está listo se pulsa un botón y se realiza el pago. También permite imprimir papeles más fácilmente, y con un resultado parecido al del documento en papel clásico con el que están acostumbrados a trabajar los notarios”.

En cuatro meses, Ancert ha elaborado dos proyectos de gestión telemática, uno en colaboración con la Agencia Tributaria y otro con la Diputación de Barcelona. El nuevo sistema se ha desarrollado con la plataforma Adobe LiveCycle Reader Extensions, que permite revisar y añadir comentarios a los documentos PDF utilizando Adobe Reader, además de firmar documentos digitalmente o guardar formularios de forma local. “Nosotros seguimos el desarrollo de la tecnología de Adobe desde hace mucho tiempo y, tan pronto como lanzaron Reader Extensions, decidimos hacer una prueba piloto con esos dos proyectos, y dependiendo del resultado iríamos migrando las demás aplicaciones a esta tecnología”, comenta Szymanski. “Elegimos Adobe cuando vimos que su tecnología permite introducir cálculos y hacer formularios dinámicos en documentos PDF que son compatibles con el Adobe Reader, un programa gratuito instalado en todas las notarías”.

Importación de la escritura al formulario

“El primer feedback de notarios que están haciendo pruebas está dando resultados muy positivos”. Y es que el nuevo sistema aporta muchas ventajas a estos profesionales,
ya que la tecnología XML de los formularios PDF “permite importar los campos desde la aplicación de gestión de notaría, con lo que no sólo sustituimos la aplicación web por un formulario PDF, sino que también evitamos al notario la necesidad de rellenar todos esos datos”. Así, cuando cargan el formulario ya lo ven cumplimentado; sólo hay que revisarlo, y esos datos provienen de la propia escritura que tienen introducida en el sistema, lo que, tal y como explica Szymanski, “evita los errores y garantiza que la institución pertinente recibe los mismos datos que pone en la escritura”.

Los dos proyectos, que entrarán en funcionamiento de forma inminente, permiten agilizar notablemente la gestión del notario. “Con la aplicación antigua para la Diputación de Barcelona se realizaban unas 300-500 liquidaciones de Plusvalías al mes en las notarías, y con la nueva solución se van a realizar muchas más, porque al ser tan ágiles van a suponer mucho menos esfuerzo a los profesionales”.

En el inicio, Ancert contó con la colaboración de Seidor, consultor recomendado por Adobe por su experiencia en este tipo de formularios. “La primera fase de aprendizaje es difícil y te ayuda mucho contar con un partner con experiencia, ya que permite una mejor introducción en la tecnología”, asegura Szymanski. “Después de esta prueba piloto, seremos capaces de ayudar a empresas que quieran trabajar con estos formularios”. Además, en la última fase de pruebas de los dos productos, “los consultores de Adobe ayudaron a solventar algunos problemas y a afinar toda la solución para que el tamaño de estos formularios sea mínimo y funcionen lo más rápido posible”. Por parte de la compañía, como en cada proyecto de estas características, se creó un grupo de trabajo dentro de la Dirección de Operaciones, con un jefe de proyecto que se ocupó de la relación con Adobe y con Seidor. “Tras cuatro meses de trabajo, hemos aprendido a manejar la tecnología y ya somos capaces de seguir desarrollando y llevando a cabo el mantenimiento nosotros solos”.

Una tecnología que se acabará imponiendo

Szymanski considera que la plataforma de Adobe “tiene muchas aplicaciones en administración electrónica y, por tanto, en todos los proyectos que la compañía está llevando a cabo”. La idea, una vez puesta en marcha, permitirá a Ancert “ofrecer la misma solución a los demás Ayuntamientos y Diputaciones de España, ya que es una tecnología que les facilita recaudar los impuestos que ellos gestionan de una forma ágil, rápida, evitando desplazamientos de los ciudadanos, trasiego de papeles, etc. y en este proceso de ayuda a las instituciones iremos apostando por la tecnología de Adobe”.

El director general de la compañía considera que el sistema, por sus evidentes ventajas, se acabará imponiendo en el conjunto de los organismos recaudatorios del país. “Hay casi 3.000 ayuntamientos en España que gestionan este tipo de impuestos, y creemos que todos, tarde o temprano, van a estar interesados en recaudarlo por vía telemática. Así que la segunda fase del proyecto sería implantar esta solución en los demás ayuntamientos”.

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Ejemplo de formulario dinámico PDF para la Agencia Tributaria